Wer eine amerikanische LLC gründet, erhält ein Paket verschiedener Dokumente. Für deutsche Unternehmer, die eine solche Gesellschaft von Deutschland aus betreiben möchten, ist es wichtig zu verstehen, welche Unterlagen sie erhalten, was diese bedeuten und wofür sie im Alltag benötigt werden. Dieser Artikel gibt Ihnen einen detaillierten Überblick über die wichtigsten LLC Dokumente, deren Inhalt und praktische Verwendung.
Die Articles of Organization (auch Certificate of Formation oder Certificate of Organization genannt, je nach Bundesstaat) sind das zentrale Gründungsdokument einer LLC. Sie werden beim Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates eingereicht und markieren die offizielle Geburtsstunde Ihrer Gesellschaft.
Dieses Dokument enthält die grundlegenden Informationen über Ihre LLC. Dazu gehören der offizielle Name der Gesellschaft, die registrierte Geschäftsadresse im Bundesstaat, der Name und die Adresse des Registered Agent (der gesetzliche Empfangsbevollmächtigte für behördliche Post), sowie oft die Namen der Gründer. Manche Bundesstaaten verlangen zusätzliche Angaben wie den Geschäftszweck oder die geplante Laufzeit der Gesellschaft.
Sie benötigen dieses Dokument als Nachweis, dass Ihre LLC rechtlich existiert. Banken verlangen die Articles of Organization bei der Kontoeröffnung, Geschäftspartner möchten sie zur Überprüfung Ihrer Gesellschaft sehen, und auch bei der Beantragung von Lizenzen oder Genehmigungen wird dieses Dokument regelmäßig angefordert. Als deutscher Unternehmer sollten Sie eine beglaubigte Kopie aufbewahren und gegebenenfalls eine Übersetzung anfertigen lassen.
Das Operating Agreement ist ein internes Dokument, das die Spielregeln Ihrer LLC festlegt. Anders als die Articles of Organization wird es nicht beim Staat eingereicht, sondern verbleibt bei den Gesellschaftern.
Dieses Dokument regelt die Geschäftsführung, Stimmrechte, Gewinnverteilung und andere wichtige Aspekte des Gesellschaftsbetriebs. Für eine umfassende Erläutung dessen, was ein Operating Agreement für Ihre US-Gesellschaft bedeutet, lohnt sich eine vertiefte Auseinandersetzung mit diesem zentralen Dokument.
Auch wenn das Operating Agreement in vielen Bundesstaaten nicht zwingend vorgeschrieben ist, verlangen Banken es fast immer bei der Kontoeröffnung. Sie möchten damit überprüfen, wer zeichnungsberechtigt ist und die Gesellschaft vertreten darf. Auch bei Streitigkeiten zwischen Gesellschaftern oder bei späteren Änderungen der Gesellschafterstruktur ist das Operating Agreement die maßgebliche Referenz.
Die Employer Identification Number (EIN) ist die Steueridentifikationsnummer, die vom US-Finanzamt IRS vergeben wird. Sie erhalten nach erfolgreicher Beantragung ein Bestätigungsschreiben (EIN Confirmation Letter oder CP 575).
Das Dokument vom IRS bestätigt die Vergabe Ihrer neunstelligen EIN und enthält den Namen Ihrer LLC, die registrierte Adresse und das Datum der Vergabe. Es handelt sich meist um ein einseitiges Schreiben auf offiziellem IRS-Briefpapier.
Ohne EIN können Sie kein Geschäftskonto in den USA eröffnen. Die Nummer wird auf allen steuerlichen Dokumenten, bei Verträgen mit US-Geschäftspartnern und bei der Eröffnung von Zahlungsdienstleister-Konten benötigt. Für deutsche Unternehmer, die ihre amerikanische LLC von Deutschland aus nutzen, ist die EIN ein unverzichtbares Dokument. Weitere Details zum Beantragen der EIN finden Sie in unserem separaten Artikel.
Das Certificate of Good Standing (auch Certificate of Existence oder Certificate of Authorization genannt) bestätigt, dass Ihre LLC ordnungsgemäß registriert ist und alle gesetzlichen Pflichten erfüllt hat.
Dieses vom Secretary of State ausgestellte Dokument bescheinigt, dass Ihre LLC rechtlich existiert, alle jährlichen Berichte eingereicht und alle fälligen Gebühren bezahlt hat. Es zeigt den aktuellen Status Ihrer Gesellschaft und bestätigt, dass keine Auflösungs- oder Suspendierungsverfahren laufen.
Dieses Dokument wird oft bei größeren Geschäftstransaktionen verlangt, wenn Sie in einem anderen Bundesstaat geschäftlich tätig werden möchten (Foreign Qualification), bei Kreditanträgen oder wenn Geschäftspartner die Seriosität und Ordnungsmäßigkeit Ihrer Gesellschaft überprüfen wollen. Als deutscher Unternehmer benötigen Sie es möglicherweise auch gegenüber deutschen Banken oder Behörden als Nachweis der ordnungsgemäßen Gesellschaftsführung.
Wichtig: Das Certificate of Good Standing hat meist eine begrenzte Gültigkeitsdauer und muss bei Bedarf neu beantragt werden. Es zeigt den Status zum Zeitpunkt der Ausstellung.
Ähnlich wie Aktienzertifikate dokumentieren Membership Certificates die Anteile der Gesellschafter an der LLC. Sie sind nicht in allen Bundesstaaten vorgeschrieben, aber nützlich zur Dokumentation der Eigentumsverhältnisse.
Die meisten Bundesstaaten verlangen die jährliche oder zweijährliche Einreichung eines Berichts, der bestätigt, dass die Grunddaten der LLC noch aktuell sind. Sie erhalten nach Einreichung meist eine Bestätigung, die Sie zu Ihren LLC Dokumenten nehmen sollten.
Protokolle von Gesellschafterbeschlüssen (Resolutions) und Sitzungsprotokollen (Minutes) dokumentieren wichtige Entscheidungen. Obwohl bei kleineren LLCs oft informeller gehandhabt, sollten bedeutende Beschlüsse schriftlich festgehalten werden – etwa die Aufnahme neuer Gesellschafter, größere Investitionen oder Änderungen am Operating Agreement.
Als deutscher Unternehmer sollten Sie alle LLC Dokumente systematisch aufbewahren. Erstellen Sie digitale Kopien und bewahren Sie diese sicher auf, idealerweise verschlüsselt in der Cloud mit Backup. Wichtige Originaldokumente sollten zusätzlich physisch an einem sicheren Ort verwahrt werden.
Beachten Sie, dass manche deutschen Behörden oder Banken beglaubigte Übersetzungen verlangen können. Klären Sie im Vorfeld, welche Dokumente in welcher Form benötigt werden. Bei grenzüberschreitenden Transaktionen kann zudem eine Apostille erforderlich sein – ein internationaler Beglaubigungsvermerk für öffentliche Urkunden.
Moderne Gründungsdienstleister stellen die wichtigsten LLC Dokumente heute in digitaler Form bereit. Ein vollständiges Dokumentenpaket sollte mindestens die eingereichten und bestätigten Articles of Organization, ein professionell erstelltes Operating Agreement, die EIN-Bescheinigung und eine Übersicht über die weiteren Schritte enthalten.
Die digitale Bereitstellung ermöglicht Ihnen den schnellen Zugriff von Deutschland aus und erleichtert die Weiterleitung an Banken, Steuerberater oder Geschäftspartner. Achten Sie darauf, dass Sie die Dokumente in einem gängigen Format wie PDF erhalten und diese bei Bedarf ausdrucken können.
Die verschiedenen LLC Dokumente erfüllen jeweils spezifische Funktionen: Die Articles of Organization begründen die Existenz Ihrer Gesellschaft, das Operating Agreement regelt die internen Abläufe, die EIN-Bescheinigung ermöglicht Bankgeschäfte und Steuerangelegenheiten, und das Certificate of Good Standing weist die ordnungsgemäße Führung nach. Wenn Sie diese Unterlagen und deren Verwendungszweck verstehen, sind Sie gut vorbereitet für den Betrieb Ihrer amerikanischen LLC von Deutschland aus. Eine sorgfältige Aufbewahrung und systematische Organisation dieser Dokumente erspart Ihnen später viel Zeit und mögliche Schwierigkeiten bei Behörden, Banken oder Geschäftspartnern.